Pour diffuser une information, briefer votre équipe, faire le point sur le planning ou programmer un événement d’entreprise, les réunions d’équipes doivent être organisée avec rigueur afin d’être efficaces.
Coaching Ways Executive vous conseille pour des réunions d’équipe efficaces
Les réunions d’équipe peuvent vite devenir interminables et durer de nombreuses heures sans avoir eu l’impact attendu sur vos collaborateurs. Pour renouer avec les réunions réussies, un seul mot d’ordre : la préparation.
Réunion d’équipe : quel objectif ?
Réfléchissez en premier lieu à votre objectif : pourquoi prévoir une réunion ? Pourquoi avez-vous besoin de rassembler votre équipe ? Avec les réponses à ces questions, vous aurez ainsi toutes les cartes en main pour prioriser les sujets et prévoir un timing adapté.
Préparer la réunion d’équipe en amont
La clé pour une réunion d’équipe réussie c’est la préparation. Choisissez un lieu calme et un horaire pratique pour tout le monde. Préparez également un plan précis et détaillé du déroulement de votre réunion : vous pourrez mieux anticiper les informations à réunir en amont.
En tant qu’organisateur de la réunion, pensez également à préparer un support (PowerPoint ou Google Slide) qui rassemblera les documents dont vous aurez besoin : données, aperçu des produits, résultats obtenus…
Impliquer toute l’équipe
Les membres de votre équipe sont les premiers concernés par la réunion que vous organisez. Pensez à les impliquer dès le départ. En fonction de l’importance de la réunion, prévoyez plusieurs jours de préparation pour chacun. Cela leur laissera le temps de réfléchir aux questions qu’ils pourraient avoir à poser le jour J.
Si chacun doit préparer un résumé des résultats obtenus ou réfléchir à des propositions d’amélioration, pensez à laisser un délai plus important de préparation : entre 6 et 10 jours.
Animer la réunion de façon dynamique
Pour que la réunion soit efficace, vous devez être dynamique. Commencez par rappeler l’objectif de la réunion et à présenter le plan d’action. Il est essentiel que vous restiez le maître de la réunion, lorsque les débats s’égarent, recentrez tout le monde vers l’essentiel et vers l’objectif initial de la réunion.
Si la réunion dure plus de 2 heures, pensez à prévoir des temps de pause : indispensable pour garder la concentration et l’attention de chacun.
Enfin, à la fin de la réunion, pensez à faire une synthèse de ce qui a été dit et rappelez les différentes tâches qui ont été attribuées à chacun. Vous devez vous assurer que l’objectif a été atteint et que tous les participants se soient exprimés comme ils le souhaitaient.
